Ouvrir un centre de formation nécessite une préparation minutieuse et une connaissance approfondie des procédures administratives. Dans cet article, nous allons explorer les huit étapes essentielles pour mener à bien ce projet.
Concrétiser votre centre de formation : 8 étapes essentielles !
Étape 1 : Créer votre structure
La première étape fondamentale consiste à créer votre entreprise pour obtenir un numéro SIREN/SIRET. Pour cela, vous devez effectuer une demande d’immatriculation sur le site internet du guichet des formalités des entreprises.
Ce préalable est essentiel tout au long de la vie de votre organisme de formation. Les choix effectués à ce stade doivent être soigneusement considérés, car ils auront un impact sur le développement futur de votre projet.
Étape 2 : Réaliser votre déclaration d’activité
Une fois votre structure établie, la prochaine étape consiste à la positionner formellement en tant qu'organisme de formation professionnelle. Cette démarche se matérialise par la réalisation de votre déclaration d'activité de formation, un processus indispensable pour l'obtention du Numéro de Déclaration d'Activité, communément appelé “NDA”.
Il est impératif d'effectuer cette déclaration au plus tard dans les trois mois suivant la conclusion de votre première convention ou de votre premier contrat de formation professionnelle. Cette formalité s'accomplit auprès du Département du Contrôle de la Formation professionnelle de la DRIEETS (Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).
La procédure de déclaration s'effectue désormais exclusivement en ligne via l'application Mon activité Formation. Il est important de préciser que les dossiers reçus par voie postale ou par email ne seront plus traités. Lors de la déclaration en ligne, assurez-vous de fournir les pièces justificatives suivantes 👇
- Le justificatif d’attribution du numéro SIREN
- Le bulletin n°3 du casier judiciaire
- La liste des formateurs
- Le premier contrat de formation signé
- Le programme de formation.
En suivant ces étapes rigoureusement, vous vous assurez une démarche de déclaration fluide et conforme aux normes réglementaires en vigueur.
Étape 3 : Demander votre exonération de TVA
Les centres de formation de droit privé, ayant déclaré leurs activités, ont la possibilité de bénéficier d'une exonération de TVA pour les transactions liées à la formation professionnelle. Pour bénéficier de cette exonération, vous devez remplir un formulaire d'attestation (N° 3511, CERFA N° 10219) que vous pouvez récupérer auprès du centre des impôts affilié à l'organisme ou auprès du Département du contrôle de la formation professionnelle de la DRIEETS. Ce formulaire est également disponible en téléchargement sur le site officiel : www.impots.gouv.fr.
Une fois complété, il doit être expédié au Département du contrôle de la formation professionnelle de la DRIEETS par lettre recommandée avec accusé de réception. Au cours du processus, le Département vérifie minutieusement si l'organisme de formation est à jour de ses obligations déclaratives, a déposé son bilan pédagogique et financier, et opère effectivement dans le cadre de la formation professionnelle.
Le Département dispose d'un délai de trois mois pour accorder ou refuser l'attestation. En cas d'absence de réponse dans ce délai, l'attestation est considérée comme accordée de manière tacite. Un exemplaire de cette attestation est ensuite transmis par le Département du contrôle de la formation professionnelle aux services fiscaux, ainsi qu'au demandeur, finalisant ainsi le processus d'exonération de TVA de l'organisme de formation.
Étape 4 : Mettre en place votre démarche qualité, Qualiopi
Depuis l'année 2022, la certification Qualiopi est devenue une exigence incontournable pour tous les organismes de formation. Les critères établis ont été renforcés, imposant ainsi la réalisation d'un audit par un organisme certificateur. Qualiopi, cette nouvelle certification axée sur la qualité, est délivrée à l'issue d'un audit rigoureux. Cette reconnaissance ouvre les portes aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle, tels que le CPF, les OPCO, ou encore Pôle Emploi.
Pour obtenir cette certification, une préparation s'impose. Fondée sur un référentiel comprenant 32 indicateurs de qualité, Qualiopi vous oblige à disposer de ressources documentaires, à présenter le jour de l'audit. Ces documents doivent témoigner de l'efficacité de vos processus qualité tout au long du cycle de formation : avant, pendant, et après la délivrance de vos sessions de formation. En vous conformant à ces exigences, vous assurez une démarche de certification efficace, vous positionnant favorablement pour accéder aux opportunités de financement et accroître la crédibilité de votre organisme de formation.
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Étape 5 : Organiser votre activité
L'exercice de l'activité de formation est soumis à une réglementation stricte, avec des prestations encadrées par une multitude de documents tels que contrats, conventions, feuilles d'émargement, attestations de formation… Pour optimiser la gestion de votre activité et économiser du temps, il devient impératif de mettre en place des tableaux de bord permettant de vérifier méticuleusement chaque étape de la prestation pour chacun de vos clients.
L'utilisation d'un CRM (Customer Relationship Management) est fortement recommandée dès les premiers stades de votre activité. Cela vous permettra d'être efficace et d'éviter de perdre du temps dans la création de nombreux documents. Pour en savoir plus sur ce qu’est un CRM, rendez-vous ici 👇
En adoptant cette approche proactive, vous serez en mesure de piloter votre activité de formation de manière plus fluide, tout en maintenant une conformité avec les exigences réglementaires, renforçant ainsi la qualité de vos services et la satisfaction de vos clients.
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Étape 6 : Vous familiariser avec les dispositifs de financement
Les dispositifs de financement de la formation varient en fonction du profil spécifique de vos clients. En tant qu'organisme, une connaissance approfondie de l'ensemble de ces dispositifs est essentielle pour garantir une efficacité commerciale optimale et orienter judicieusement vos clients. Parmi les dispositifs clés figurent 👇
- Le Compte Personnel de Formation
- Le plan de développement des compétences pour les entreprises de plus de 50 salariés.
- Les Opérateurs de Compétences pour les travailleurs indépendants et les entreprises de moins de 50 salariés.
- Pôle Emploi et son dispositif Aide Individuelle à la Formation destiné aux demandeurs d'emploi.
Familiarisez-vous en détail avec ces divers dispositifs afin de conseiller au mieux vos clients et de les guider efficacement dans l'établissement de leurs dossiers de financement. Cette expertise vous positionnera comme un partenaire incontournable, renforçant ainsi votre crédibilité auprès de votre clientèle.
Étape 7 : Vous renseigner sur les exigences comptables
Les organismes de formation sont assujettis à diverses obligations, notamment :
- Déclaration d'activité
- Soumission annuelle de votre activité par le biais du bilan pédagogique et financier, à déposer chaque année (Référence : BPF)
- Établissement du bilan, du compte de résultats, et des annexes spécifiques à l'activité de formation
- Obligation de déclarer la cessation d'activité
- Nomination d'un commissaire aux comptes si deux des trois seuils suivants sont atteints : trois salariés en CDI, un chiffre d'affaires hors taxes de 153 000 €, et un total de bilan de 230 000 €.
Étape 8 : Promouvoir votre activité
Afin de garantir la réussite de votre entreprise, il est essentiel de développer une stratégie claire et de mettre en place un plan de communication approprié. Promouvoir votre activité contribuera à maximiser votre visibilité et à renforcer votre positionnement sur le marché.
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🚩 En bref !
En conclusion, l'ouverture d'un centre de formation requiert une préparation minutieuse et une compréhension approfondie des différentes étapes réglementaires et opérationnelles. De la création de la structure à la promotion de l'activité, chaque phase demande une attention particulière pour garantir le succès à long terme. En suivant ces huit étapes essentielles, vous établirez solidement votre centre de formation dans le monde professionnel.
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