La certification Qualiopi est une norme incontournable pour les organismes de formation en France. Elle atteste de la qualité des actions de formation, renforce la confiance des partenaires et favorise la montée en compétence des acteurs du secteur. Cependant, obtenir la certification n'est que le début. Il est tout aussi important d'appliquer les règles au quotidien pour maintenir cette norme de qualité. Dans cet article, nous explorerons les étapes clés pour intégrer les exigences de Qualiopi dans votre routine professionnelle.
Les 6 étapes clés pour une certification Qualiopi réussie et durable
Étape 1 : Assimiler les critères Qualiopi
La première étape fondamentale pour une application quotidienne réussie des règles de Qualiopi réside dans la compréhension détaillée des critères de certification. Explorez en profondeur les sept critères et leurs indicateurs associés. Chaque membre de l'équipe de formation doit acquérir une connaissance approfondie de ces critères pour établir une base solide en vue d'une mise en œuvre réussie.
Anticipez l'audit de surveillance, programmé entre le 14e et le 22e mois suivant la certification. Cette préparation proactive facilitera la compréhension des critères, renforçant ainsi la capacité à répondre efficacement aux interrogations des auditeurs. Découvrez en détail l’audit de surveillance ici 👇
Étape 2 : Intégrer Qualiopi dans les processus internes
L'intégration immédiate des règles de Qualiopi après la certification est impérative pour assurer une transition harmonieuse. Il est important que la certification Qualiopi devienne partie intégrante de l'ADN de votre organisation. Ajustez vos processus internes pour répondre aux exigences de la certification, en développant des procédures spécifiques couvrant chaque aspect, de la conception des formations à l'évaluation des apprenants.
Étape 3 : Former en continue
Le maintien à long terme de la conformité repose sur la formation continue. Organisez régulièrement des sessions de formation pour actualiser les connaissances de votre équipe sur les normes de Qualiopi. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend pleinement son rôle dans le maintien de la qualité, instaurant ainsi une culture d'amélioration continue.
Étape 4 : Mettre en place une documentation et une gestion rigoureuse
La documentation joue un rôle central dans la certification. Tenez des enregistrements détaillés à chaque étape du processus de formation. Assurez-vous que tous les documents nécessaires soient complets, précis et facilement accessibles pour d'éventuels audits.
Maintenez la rigueur et la cohérence dans la gestion des sessions de formation et de l'organisation. Soyez strict dans l'organisation et le management de vos sessions, en respectant scrupuleusement toutes les procédures lors de la déclaration initiale en vue d'éventuels contrôles de la DREETS ou de la Caisse des Dépôts et Consignations.
💡Le petit plus : utiliser un logiciel de gestion. Optimisez la gestion de votre organisme de formation en centralisant toutes vos documentations grâce à un logiciel dédié.
✨ Le saviez-vous ?
Queoval Formation est votre partenaire pour la gestion de votre centre de formation ! Notre logiciel de gestion offre une panoplie de fonctionnalités pour optimiser l'ensemble de vos processus, notamment en ce qui concerne votre certification Qualiopi.
Repensez la manière dont vous gérez vos formations et assurez votre conformité aux critères Qualiopi avec Queoval Formation. Mettez en place une démarche qualité grâce à Queoval Formation vous permettant de valider chacun des 32 indicateurs du référentiel Qualiopi. Laissez-vous guider par Queoval pour atteindre et même dépasser les exigences liées à Qualiopi. Découvrez Queoval Formation en nous contactant dès aujourd'hui ! 👇
Étape 5 : Actualiser
Informez votre auditeur de tout changement organisationnel entre la certification Qualiopi et l'audit de surveillance. Ne reposez pas uniquement sur l'audit de surveillance pour signaler les mises à jour importantes telles que l'ajout d'un agrément, de nouvelles formations ou l'embauche d'un formateur.
Étape 6 : Communiquer
La communication transparente avec les parties prenantes est incontournable. Informez les apprenants, les formateurs et les partenaires des efforts déployés par votre organisation pour maintenir la qualité conformément à la certification Qualiopi. Encouragez activement leurs retours pour favoriser des améliorations continues.
Dès l'obtention de la certification, communiquez-la à vos partenaires et clients via les réseaux sociaux, le site web ou au sein de vos locaux. Respectez rigoureusement les directives d'utilisation du logo Qualiopi fournies par l'organisme certificateur.
🚩En bref !
La certification Qualiopi n'est pas simplement un badge à afficher, mais un engagement envers la qualité des formations. En appliquant les règles au quotidien, les organismes de formation peuvent garantir une prestation de qualité, renforcer leur réputation et contribuer à l'amélioration continue du secteur de la formation en France.