Logiciel Qualiopi pour les organismes de formation

Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

INDICATEUR N°1
Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : Prérequis, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d'évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

Avec Queoval, simplifiez votre démarche qualité :

• Créez vos catalogues de formation, et renseignez les fiches produits de vos formations avec les rubriques du référentiel qualité : prérequis, tarifs, modalités, délais d’accès, accessibilité…
• Publiez en ligne sur votre Online Market vos offres de formation et vos sessions inter planifiées.
• Générez vos documents (propositions commerciales, programmes, livrets d’accueil…), et envoyez-les par email directement depuis Queoval.

INDICATEUR N°2
Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

• Notre logiciel pour la certification Qualiopi vous met à disposition un ensemble de reportings, exportables sous Excel et csv. Les réponses aux questionnaires sont également exportables en PDF.
• Exemples de reportings : Moyenne et participation par stage, moyenne par stagiaire, statistiques sur les questionnaires à chaud/à froid…
• Publiez en temps réel le taux de satisfaction de vos formations sur votre catalogue public via votre catalogue en ligne. Vous pouvez ainsi personnaliser les fiches produits de vos formations pour communiquer sur les indicateurs que vous désirez.

INIDCATEUR N°5
Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation :

• Pour chacune de vos formations, vous définissez les objectifs, et les évaluations associées (questionnaires en ligne, ou document d’évaluation stocké sur la fiche produit formation).

INDICATEUR N°7
Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée :

• Avec Queoval, vous disposez de différents espaces de stockage de documents, notamment pour stocker les analyses réalisées concernant l’adéquation de votre formation avec la certification visée : la GED (Gestion électronique des documents), sur le client, l’apprenant et le stage.
• Tous les documents stockés ou générés dans Queoval peuvent être mis à disposition sur l’Extranet client, apprenant et formateur.
• Vous pouvez créer et envoyer des questionnaires en ligne pour récolter et analyser les besoins de vos clients et apprenants, et ainsi adapter le contenus de vos formations.

L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.

INDICATEUR N°9
Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

• Générez et/ou stockez vos documents avec Queoval : CGV, règlement intérieur, livret d’accueil, convention, convocation…
• Transmettez ces documents sur l’Extranet client, formateur et apprenant d’un simple clic. Sur l’extranet, chaque personne a également accès au planning et lieux de formation (géolocalisation dans Google Maps).
• Vous pouvez aussi envoyer ces documents par email directement depuis Queoval. Vous conservez un historique complet de tous les emails envoyés depuis votre application de gestion.
• Mettez en place une liste de tâche à suivre par formation (envoyer questionnaire de positionnement, envoyer convention, réceptionner les conventions signées…).

INDICATEUR N°11
Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

• Créez tous types de questionnaires en ligne : positionnement, connaissance avant/après, évaluation à chaud/à froid, satisfaction stagiaires, formateurs, clients.…
• Analysez tous les résultats obtenus via nos tableaux de bords dédiés, exportables en PDF, excel ou csv.
• Générez les attestations de fin de formation et/ou les diplômes depuis Queoval. Envoyez ensuite ces documents par email (avec traçabilité directe depuis votre application) ou mettez à disposition ces documents sur le portail Extranet.

INDICATEUR N°12
Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

• Favorisez l’engagement des bénéficiaires grâce à notre plateforme Digital Learning : vous proposez ainsi à vos apprenants différentes modalités pédagogiques pour augmenter leur engagement.
• Accédez à un ensemble de reportings pour voir les avancées de vos apprenants sur leur parcours e-learning, leurs temps de connexion, leur pourcentage de réussite…
• Créez des modèles d’email pour envoyer des communications régulières et ainsi éviter le décrochage de vos apprenants.
• Utilisez les historiques ou les actions commerciales pour suivre tout abandon ou programmer vos relances.
• Directement depuis Queoval, lancez vos classes virtuelles avec Zoom pour des sessions d’entraide ou d’accompagnement tout au long des parcours de formation.

INDICATEUR N°15
Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

• Avec Queoval, générez vos documents personnalisés.
• Mettez à disposition ces documents aux parties prenantes par la voie que vous souhaitez : email, extranet ou même sous forme de parcours elearning avec vidéo, image, son…

INDICATEUR N°18
Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux).

• Générez les contrats de sous-traitance pour vos formateurs externes. Envoyez-les par email ou mettez-leur à disposition sur leur portail Extranet.
• A la planification de vos formations, vous êtes alertés en cas de conflits dans l’emploi du temps de vos intervenants.
• Pour chacun de vos stages, indiquez vos différents frais et suivez les marges sur vos formations.
• Utilisez le portail extranet pour mettre à disposition de vos intervenants l’ensemble des documents administratifs et pédagogiques. Depuis leur espace, les formateurs et apprenants peuvent émarger électroniquement leurs présences.
• Avec la génération de documents personnalisés, et la création de modèles d’emails, communiquer facilement et efficacement avec les différents intervenants.

INDICATEUR N°19
Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

• Générez et stockez l’ensemble des ressources pédagogiques sur chacune de vos formations, puis donnez accès à ses ressources aux différents bénéficiaires par email ou sur leur espace extranet.
• Chaque intervenant peut également insérer des ressources pédagogiques sur l’extranet pour mettre à jour les supports de cours.
• Affectez également des parcours de formations en ligne à vos bénéficiaires. Les parcours e-learning peuvent être libres ou fermés. Les modules en lignes contiennent textes écrits, images, vidéos, sons, documents, sites web, exercices pratiques, questionnaires de validation ou de certification…
• Vous n’avez pas le temps ou les ressources nécessaires pour créer des parcours e-learning ? Achetez ou louez des contenus e-learning clés en main sur notre eStore, et intégrez-les instantanément sur notre plateforme Digital Learning. Les contenus sont rédigés par des auteurs professionnels, et vous pouvez enrichir les contenus avant de les mettre à disposition de vos apprenants.

La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

INDICATEUR N°21
Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations. Indiquez les compétences sur vos fiches formateurs, et stockez l’ensemble de leurs documents : diplômes, CV, entretiens…

• Personnalisez les fiches de vos formateurs avec les renseignements dont vous avez besoin !
  Utilisez les compétences et disponibilités de vos formateurs pour trouver l’intervenant qu’il vous faut pour chacune de vos formations.
• Créez des questionnaires d’évaluations à destination de vos formateurs internes et/ou externes.

INDICATEUR N°26
Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
Avec Queoval, vous créez des fiches clients, prospects et fournisseurs personnalisées avec les informations dont vous avez besoin.
Vous pouvez ensuite filtrer votre base de données pour créer des campagnes emailing ciblées pour trouver, parmi votre réseaux, l’accompagnement nécessaire pour les publics en situation de handicap.

INDICATEUR N°27
Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

• Définissez des droits d’accès extranet spécifiques pour vos intervenants internes et externes. Ainsi, ils ne verront que les informations les concernant.
• Générez et stockez sur chaque intervenant les documents et justificatifs nécessaires.
  Mettez en place une checklist de tâches à suivre pour ne rien oublier concernant l’organisation de vos sessions de formation en sous-traitance.

INDICATEUR N°28
Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l'ingénierie de formation et favoriser l'accueil en entreprise.

Pour cet indicateur, notre logiciel Queoval n’a pas de recette toute faite, c’est à vous de mixer vos propres ingrédients !

INDICATEUR N°31
Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

• Grâce aux statistiques des questionnaires en ligne, vous obtenez la moyenne de vos questionnaires et pouvez voir en un coup d’œil ceux dont la moyenne est inférieure à un pourcentage défini.
• Par formation, vous annotez des informations qui vous semblent importantes par apprenant, client et/ou formateur.
• Vous créez des actions par type et importance pour suivre jusqu’à leurs résolutions toutes les réclamations exprimées par les parties prenantes.

INDICATEUR N°32
Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

• A l’aide de votre tableau de bord et au code couleur appliqué sur vos actions, vous voyez clairement les réclamations à traiter en priorité.
• Vous faites évoluer vos actions par statut, vous notez les différents échanges que vous avez eu. Clôturez vos actions une fois que la démarche d’amélioration est jugée finalisée ou que la réclamation est traitée (avec historiques et date de clôture).
• Obtenez des reporting sur vos différentes actions traitées pour analyser les appréciations et réclamations des parties prenantes.

INDICATEUR N°3
Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

• Ajoutez des champs pour renseigner les certifications visées sur chacune de vos fiches produits de formations, mais aussi pour renseigner les taux d’obtention des certifications, les blocs de compétences…
• Créez des formations multi-modules, organisées dans une cursus de formation.

L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.

INDICATEUR N°4
Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s) :

• Créez des actions commerciales pour identifier et suivre les demandes entrantes de vos clients et prospects.
• Créez des devis sur-mesure en fonction des demandes des clients/prospects et envoyez-les par email depuis Queoval.
• Créez et envoyez des questionnaires en ligne pour collecter les attentes des clients et apprenants.
• Sur chacune de vos fiches clients/prospects, laissez les historiques de vos échanges en les catégorisant par type (à personnaliser selon vos besoins).
• Dupliquez des sessions de formations existantes et adaptez-les en fonction des besoins du client.

INDICATEUR N°6
Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires :

• Avec Queoval, gérez tous types de modalités pédagogiques : formation en présentiel, en distanciel, en blended learning, en inter ou intra…
• Pour chaque module de formation, stockez et/ou générez les documents pédagogiques nécessaires, puis rendez-les disponibles sur l’extranet client, apprenant ou formateur.
• Diffusez toutes les informations de vos formations sur l’Extranet (programmes, livret d’accueil, planning, lieu de formation, supports de cours…) pour communiquer efficacement avec vos clients, formateurs et apprenants.

INDICATEUR N°8
Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation :

• Créez des questionnaires de positionnement en ligne. Retrouvez tous les résultats dans des reportings exportables en PDF, Excel et csv.
• Ou générez et rendez visibles des questionnaires de positionnement pour chacune de vos formations via le partage de fichiers sur l’Extranet.

INDICATEUR N°10
Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

• Créez des devis sur-mesure pour vos formations.
• Transformez en quelques clics le devis signé en formation, adaptée aux besoins des bénéficiaires.
• Inscrivez des apprenants individuellement ou par groupe à chacun de vos modules.
• Recherchez des formateurs par disponibilité et compétences pour réaliser la prestation de formation.
• Planifiez vos sessions de formation individuelles ou en groupe. Chaque personne retrouve son agenda depuis son Extranet.
• Envoyez des questionnaires de préformation et transmettez les résultats aux formateurs.
• Créez des modèles d’emails pour envoyer des emails de suivi tout au long de votre formation.
• Conservez un historique de toutes les remarques importantes exprimées par vos clients, apprenants ou formateurs sur votre formation.

INDICATEUR N°13
Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées… A court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

• Facilitez vos communications avec toutes les parties prenants grâce au portail Extranet. Sur cet espace personnalisé et en marque blanche, les bénéficiaires trouvent toutes les informations nécessaires : planning, lieux de formation, intervenants, documents administratifs et pédagogiques…
• Créez des questionnaires en ligne de satisfaction pour vos apprenants et partager les résultats obtenus avec les parties prenantes.

INDICATEUR N°14
Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.

• Pour cet indicateur, notre logiciel Queoval n’a pas de recette toute faite, c’est à vous de mixer vos propres ingrédients !

INDICATEUR N°16
Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l'autorité de certification.

• Établissez une check liste de tâches à faire pour chacune de vos formations pour ne rien oublier en termes d’actions administratives et pédagogiques (envoyer les convocations, envoyer les questionnaires…).
• Mettez à disposition en ligne, sur l’extranet, les documents administratifs et pédagogiques aux différentes parties prenantes.

L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

INDICATEUR N°17
Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques...).

• Avec Queoval, vous alimentez votre base de données en termes de formateurs, salles, lieux de formations, matériels…
• Pour chacun de vos formateurs, vous indiquez leurs domaines de compétences, et stockez leurs diplômes, CV…
• A la planification de vos formations, vous pouvez alors rechercher dans votre base de données un formateur disponible aux dates souhaitées, et ayant les compétences recherchées.
• Vous créez des questionnaires pour évaluer la satisfaction au niveau de vos formateurs, du matériel mis à disposition, de la pédagogie…
• Mettez en place une checklist de tâches à faire pour chacune de vos formations.
• Obtenez une vue globale des plannings de vos formateurs, salles et matériels.
• Générez des convocations avec le plan d’accès de vos lieux de formation. Depuis l’extranet, les apprenants et formateurs peuvent visualiser ce lieu directement dans Google Maps.

INDICATEUR N°20
Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

• Pour cet indicateur, notre logiciel Queoval n’a pas de recette toute faite, c’est à vous de mixer vos propres ingrédients !

INDICATEUR N°22
Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

• Pour développer les compétences de vos salariés de façon ludique et efficace, profitez de notre Digital Learning. Sur votre plateforme, mettez en place des parcours de formations en ligne pour la montée en compétences de vos salariés.
• Gagnez du temps et couplez votre Digital Learning avec notre eStore (contenus e-learning sur étagère) ! Vous sélectionnez ainsi les contenus clés en main que vous désirez. Disponibles tout de suite, ces contenus sont écrits par des auteurs professionnels et vérifiés par nos équipes.

L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

INDICATEUR N°23
Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

INDICATEUR N°24
Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

INDICATEUR N°25
Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Queoval a la volonté de vous accompagner dans votre veille légale, sur les évolutions des compétences et les innovations pédagogiques. Pour cela, nous vous invitons à visiter notre blog sur les métiers de la formation professionnelle, du Digital Learning et du contenu sur étagère.
Dans Queoval, vous pouvez ensuite stocker toute votre veille (documents, powerpoints, vidéos…) et les partager en interne et/ou externe :

• Via une campagne emailing depuis votre logiciel de gestion Queoval.
• Par le partage de documents sur le portail Extranet clients, formateurs et apprenants.
• Par la mise en place d’un parcours de formation en Digital Learning pour vos salariés par exemple, ou pour vos intervenants internes/externes.

INDICATEUR N°29
Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Pour cet indicateur, notre logiciel Queoval n’a pas de recette toute faite, c’est à vous de mixer vos propres ingrédients !

Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

INDICATEUR N°30
Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

• Utilisez les questionnaires en ligne pour recueillir les appréciations des parties prenantes.
• Si vous utilisez les questionnaires papiers, stockez-les sur vos formations, et envoyez-les par email depuis votre logiciel de gestion Queoval.
• Suivez les résultats obtenus par formation ou de manière générale grâce aux différents reportings exportables en excel et csv.
• Rendez visibles les résultats aux parties prenantes sur leur portail extranet.
• Appuyez-vous de vos modèles d’emails pour relancer les personnes n’ayant pas répondu aux questionnaires, et accédez aux statistiques d’envois (email envoyé, ouvert, cliqué…).
• Créez des historiques par catégorie pour archiver les appréciations, réclamations et difficultés rencontrées par les parties prenantes.