Actualités Queoval

Pourquoi et comment personnaliser votre base de données ?

Une base de données permet de centraliser l’ensemble des informations comme les contacts, les clients, les prospects, les financeurs, etc. Pour cela, il est primordial de pouvoir adapter vos données à vos besoins afin d’éviter toute démultiplication d’outils. En effet, si par exemple d’un côté vous avez vos clients puis d’un autre côté vos fichiers de suivi commercial, cela se traduit par un manque d’adaptabilité de votre base de données.

Quels sont les intérêts de personnaliser sa base de données ?

Cela permet de faire gagner du temps, mais aussi de gagner en qualité sur vos fichiers clientèle.
D’extraire des statistiques plus poussées en comparant davantage d’élément sans devoir à retravailler ces données.
D’avoir un suivi managérial plus complet et cohérent à chaque organisation.
Une gestion documentaire, de convention, de facture plus libre et évolutive.
De faire des campagnes marketing, comme des emailings, en adaptant la cible afin de prospecter, fidéliser ou encore informer.

Les bonnes questions à se poser :

1. Quelles sont les informations usuelles dont vous avez besoin ?
Votre base de données sera un de vos principaux outils de travail, vous et vos collaborateurs doivent retrouver l’ensemble des informations nécessaires.
Le numéro de dossier, le commercial, le numéro de portable, le service, le mail…

2. Quelles sont les informations à faire remonter sur vos documents ?
Votre base de données va vous permettre de récupérer les informations sur vos documents : devis, convention, facture, justificatif d’assiduité… Il est donc important de pouvoir compléter votre base de données afin de pouvoir générer vos documents sans modification manuelle.

3. Quelles sont les informations qui vous serviront pour filtrer votre base de données ?
Votre base de données va vous permettre d’extraire des données et les tiers. Par exemple, pour avoir le nombre de devis signés par rapport au nombre de devis envoyés. Par période, par commercial, par client, par type de devis… Ce qui vous amène des outils de gestion d’équipe.

Vous pouvez aussi filtrer vos données pour des campagnes d’emailing par exemple, si vous venez de créer une nouvelle formation de niveau 2 et que vous souhaitez inviter tous les stagiaires qui ont suivi le niveau 1. Ou encore pour prospecter de façon ciblée, ce qui augmente le taux de retour.

Ces données peuvent aussi servir à mettre en avant votre organisation avec par exemple les taux de satisfactions.

Quand vous sélectionnez une base de données et que vous l’alimenter, il est nécessaire de vous poser ces questions.

L’équipe pédagogique de Queoval vous recommande de bien vous poser ces questions lors de l’intégration de vos données.

Nos conseils :

1. Enlever les informations qui n’ont pas d’intérêt pour vous.
On a tous tendance à renseigner les informations si elles sont demandées même si on ne les utilise pas. Cela génère une perte de temps et d’efficacité.

2. Concertez-vous !
Ce qui n’a pas d’intérêt pour vous en a peut-être pour le commercial, le service administratif ou encore le responsable marketing.

3. Utilisez votre vocabulaire.
Nous avons tous notre vocabulaire, votre entreprise à la sienne. Utilisez le vôtre dans les informations à renseigner afin d’éviter les erreurs de saisie.

4. Utilisez les champs obligatoires, mais pas trop.
Afin d’éviter les oublis de saisies n’hésitez pas à rendre les informations obligatoires ainsi, vous êtes sûre d’avoir des données complètes.

Mais pas trop ! En effet, s’il y a beaucoup d’informations obligatoires à remplir, ces champs seront renseignés par de fausses informations afin d’éviter d’être bloqués, ce qui polluera votre base de données.

5. Utilisez la saisie préenregistrée
Afin de gagner du temps et de permettre à chacun de se focaliser sur les informations importantes et changeantes, utilisez les fonctions qui permettent de préenregistrer les informations.

Retrouvez notre vidéo à ce sujet 👇

Toute la team Queoval reste à votre disposition pour plus de renseignements ! Contactez-nous