La réforme approche : êtes-vous prêt ?
D’ici septembre 2026, tous les organismes de formation devront être capables de recevoir des factures électroniques.
Et à partir de 2027, ils devront en émettre eux-mêmes, selon leur taille.
Ce changement, prévu par la réforme de la facturation électronique (RFE), marque une étape clé dans la modernisation de la gestion comptable.
Fini les PDF envoyés par email ou les modèles Word bricolés : place à la dématérialisation totale et normée.
À retenir :
- La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire entre 2026 et 2027 pour toutes les entreprises, y compris les organismes de formation.
- Elle repose sur deux volets : e-invoicing (émission et réception) et e-reporting (transmission des données) : et impose l’utilisation de formats structurés (Factur-X, UBL ou CII).
- Cette réforme vise à renforcer la traçabilité, lutter contre la fraude à la TVA et simplifier les démarches administratives.
- Quand faut-il être prêt ? → Réception obligatoire en septembre 2026, émission selon la taille de l’entreprise (2026 ou 2027).
- Qui est concerné ? → Tous les organismes de formation, quelle que soit leur structure juridique.
- Peut-on encore utiliser Excel ou PDF ? → Non, seuls les formats électroniques structurés seront reconnus.
- Que risque-t-on en cas de non-conformité ? → Amendes, blocages de factures ou retards de paiement.
- Comment se préparer ? → En mettant en place un logiciel de facturation éléctronique conforme dès 2025 et en formant vos équipes aux nouvelles procédures.
Qu’est-ce que la facturation électronique obligatoire ?
La facturation électronique consiste à émettre, transmettre et recevoir les factures dans un format électronique structuré reconnu par l’administration fiscale.
Contrairement à un simple PDF envoyé par e-mail, ce format contient des données exploitables automatiquement par les logiciels de gestion.
Formats acceptés :
- Factur-X : format mixte (PDF + données XML intégrées), le plus répandu.
- UBL et CII : formats 100 % structurés, utilisés dans les échanges inter-entreprises.
Différence entre facture PDF et facture électronique
Le PDF classique est un document visuel, tandis que la facture électronique est un fichier de données qui alimente automatiquement les systèmes comptables.
C’est ce changement technique qui impose aux organismes de moderniser leur processus de facturation.
Pourquoi cette réforme ?
La Réforme de la Facturation Électronique (RFE) poursuit trois grands objectifs :
1. Lutte contre la fraude fiscale
En centralisant les données de facturation, la DGFIP peut mieux contrôler la TVA et limiter les fraudes.
2. Amélioration de la compétitivité
Les entreprises gagnent du temps, réduisent les erreurs et automatisent la transmission des données.
3. Simplification administrative
Les échanges deviennent plus fluides entre financeurs, OPCO et organismes grâce à la dématérialisation complète du processus de facturation électronique.
Les acteurs de la facturation électronique
Plateformes Agréées (PA) : ex Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Ce sont les intermédiaires habilités par l’État à recevoir, convertir et transmettre les factures au format légal.
Elles assurent la conformité et la sécurité des échanges entre entreprises et administrations.
Solutions Compatibles (SC) : ex Opérateurs de Dématérialisation (OD)
Elles permettent aux entreprises de générer et envoyer leurs factures dans les formats conformes (Factur-X, UBL, CII) tout en restant connectées à une Plateforme Agréée.
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Portail Public de Facturation (PPF)
C’est la plateforme gouvernementale gérée par la DGFIP. Initialement prévue pour centraliser tous les flux, sa généralisation a été abandonnée au profit d’un écosystème ouvert basé sur les PA et SC.
Les deux volets de la réforme : e-invoicing et e-reporting
-
E-invoicing : émission et réception des factures électroniques entre entreprises.
-
E-reporting : transmission automatique des données de transactions à la DGFIP pour les opérations non concernées par le e-invoicing (B2C, export, etc.).
Les organismes de formation sont concernés dans les deux cas : ils doivent émettre, recevoir et reporter leurs factures selon les nouveaux standards.
Calendrier d’application
- Septembre 2026 → Réception obligatoire pour toutes les entreprises.
- Septembre 2026 ou 2027 → Obligation d’émission selon la taille :
- Grandes entreprises : 2026
- PME et TPE : 2027
- Micro-entrepreneurs : peuvent être concernés en 2027 selon leur statut fiscal.
Impact sur les organismes de formation
La réforme transforme profondément la gestion administrative et comptable des organismes :
- Fin des fichiers Excel et des factures PDF.
- Nécessité d’un logiciel compatible avec les formats réglementaires.
- Adaptation du CRM et des bases clients.
- Formation du personnel aux nouveaux processus.
Cette mise en conformité représente une opportunité d’efficacité : automatisation des échanges, réduction des délais de paiement et fiabilité accrue des données.
Comment se préparer à la facturation électronique ?
Voici les principales étapes de préparation à anticiper dès 2025 :
1️ S’informer sur la réglementation
Suivez les actualités DGFIP, les webinaires spécialisés et les guides officiels.
2️ Analyser vos flux existants
Identifiez les acteurs impliqués (financeurs, OPCO, entreprises, stagiaires) et les volumes de factures traités.
3️ Choisir vos solutions techniques
Sélectionnez une Solution Compatible (SC) connectée à une Plateforme Agréée (PA) pour garantir la conformité.
4️ Former vos équipes
Familiarisez-les avec le nouveau processus de facturation électronique et les obligations associées.
Questions fréquentes
Qui n’est pas concerné par la facturation électronique ?
Seuls quelques organismes sans activité commerciale peuvent en être exemptés temporairement.
Que risque-t-on en cas de non-conformité ?
Des sanctions financières, des retards de paiement, voire un blocage des flux de facturation.
Peut-on encore utiliser Excel après 2026 ?
Non. Les outils de bureautique traditionnels ne génèrent pas de factures structurées conformes.
Comment choisir entre PA et SC ?
Les Plateformes Agréées garantissent la transmission à l’État ; les Solutions Compatibles offrent plus de souplesse et d’intégration métier.
Faites de la réforme 2026 une transition réussie
Anticiper la mise en place de la facturation électronique dès 2025 permet d’aborder la réforme en toute sérénité.
En adoptant un logiciel conforme et adapté aux organismes de formation, vous transformez cette obligation légale en un gain d’efficacité durable.
👉 Découvrez comment Queoval Formation facilite la transition vers la facturation électronique :