La gestion des documents est une composante essentielle de toute entreprise, y compris dans le domaine de la formation. Entre factures, devis, conventions, feuilles d’émargement et divers dossiers, le volume de documents à gérer peut rapidement devenir écrasant. Cependant, la digitalisation des processus offre aujourd'hui de nombreuses solutions pour résoudre les problèmes de tri, de rangement et de conservation des documents.
Du chaos à l'ordre : maîtriser la classification documentaire
L’importance du classement des documents
Pourquoi est-il nécessaire de classer efficacement ses documents de formation ? La réponse réside dans plusieurs facteurs clés :
• La conformité légale : La loi impose aux entreprises de conserver leurs documents pendant des durées minimales spécifiées. Par exemple, le délai de conservation des factures est de 10 ans. Les différentes administrations ainsi que les particuliers peuvent exiger la présentation de ces documents à tout moment. Ne pas pouvoir fournir ces documents en temps voulu peut entraîner des retards, des amendes ou même des litiges.
• L'efficacité opérationnelle : Un système de classement efficace vous permet de retrouver rapidement les documents lorsque vous en avez besoin, évitant ainsi les pertes de temps et les frustrations inutiles.
Les étapes pour une classification efficace
Maintenant que l'importance du classement des documents est claire, voyons quelles étapes vous pouvez suivre pour organiser efficacement vos documents de formation.
1️⃣ Internaliser ou externaliser ? : La première décision à prendre est de savoir si vous allez gérer le classement et le stockage des documents en interne ou en externe. Chacune de ces options comporte des avantages et des considérations en termes de confidentialité et de sécurité des données.
2️⃣ Archivage électronique ou papier ? : Choisissez une méthode et maintenez-la pour éviter la dispersion des documents. La numérisation des documents papier est essentielle si vous optez pour une gestion numérique.
3️⃣ Définir une méthode de classement : Établissez un plan de classement ou une charte d'archivage en fonction de la nature de vos documents et des besoins de votre entreprise. Que ce soit par ordre alphabétique, chronologique ou par nature, choisissez ce qui convient le mieux à votre contexte.
4️⃣ Sélectionner les documents à conserver : Effectuez un tri dans vos documents pour ne conserver que ceux qui sont essentiels. Cela permet de libérer de l'espace et de simplifier la recherche ultérieure.
5️⃣ Archiver : Une fois toutes ces étapes faites, vous pourrez enfin archiver les documents que vous souhaitez.
Il est important de noter que le classement, le rangement et le stockage des documents ont un coût pour l'entreprise. Que ce soit pour une solution digitale (logiciel) ou physique (meubles, classeurs, poches…), un budget doit être prévu. Malgré tout, ces investissements peuvent être considérés comme un moyen de garantir la conformité légale, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de réduire les risques associés à une mauvaise gestion documentaire.
L’archivage électronique ou papier ?
Le choix entre l'archivage électronique et l'archivage papier dépend des besoins spécifiques de votre entreprise :
• Archivage papier : Traditionnel et tangible, il nécessite un espace physique dédié mais offre une consultation sur place.
• Archivage électronique : Plus moderne, il libère de l'espace physique et permet un accès rapide et à distance à tous vos documents.
Il est également possible d'opter pour une combinaison des deux solutions. Cette approche hybride peut être avantageuse dans certains cas, notamment pour les entreprises qui doivent gérer à la fois des documents physiques et numériques. Cependant, elle requiert une organisation et une gestion rigoureuses pour garantir la cohérence et l'accessibilité des documents.
Les outils de gestion documentaire
Si vous optez pour une gestion documentaire numérique, plusieurs outils s'offrent à vous :
• Hébergement sur les serveurs de l'entreprise.
• Coffres-forts électroniques pour les fichiers sensibles.
• Solutions d'archivage électronique externalisées, disponibles en ligne ou via des API.
En choisissant la bonne méthode et les bons outils, vous pouvez simplifier considérablement la gestion de vos documents de formation et améliorer l'efficacité globale de votre entreprise.
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🚩 En récap !
En suivant les étapes décrites, vous pouvez mettre en place un système de classement adapté à vos besoins. Que vous optiez pour l'archivage électronique, papier ou les deux, l'objectif reste le même : assurer la conformité légale et améliorer l'efficacité opérationnelle.
Avec les bons outils et une organisation appropriée, la gestion documentaire devient un atout précieux pour votre entreprise.
