Guide Bilan Pédagogique et Financier 2025

Chaque année, le bilan pédagogique et financier (BPF) revient avec son lot de doutes, de fichiers à retrouver, de chiffres à compiler.

C’est une démarche professionnelle indispensable pour toute structure de formation, dans le respect de la réglementation relative à la déclaration annuelle des activités de formation.

La moindre erreur dans la déclaration peut remettre en cause le numéro de déclaration d’activité. Des conséquences sérieuses pour tout organisme de formation. Ce contrôle administratif s’inscrit dans un cadre légal défini par le code du travail.

Comment déclarer le Bilan Pédagogique et Financier de manière fluide, sans y passer des heures ni risquer une erreur ?

Le BPF n’est pas qu’une formalité. Il reflète l’activité réelle de l’organisme et conditionne le maintien de son enregistrement.
Ce qui agite souvent les gestionnaires : la complexité du formulaire Cerfa, les dates limites, les indicateurs à calculer, les justificatifs à compiler, et les données à croiser avec les outils de gestion internes.

Avec une bonne méthode (et le bon outil), déclarer votre BPF 2025 devient une simple formalité. Comment faire ? S’appuyer sur un logiciel de gestion de formation qui intègre la génération du Bilan Pédagogique et Financier de façon automatisée et conforme.

• Le bilan pédagogique et financier 2025 est obligatoire pour tous les organismes de formation titulaires d’un numéro de déclaration d’activité actif.
• Sans BPF déclaré, le numéro NDA peut être suspendu ou annulé.
• La déclaration annuelle s’effectue en ligne, via la plateforme Mon Activité Formation, un service public de l’administration.
• La date limite de déclaration en 2025 est fixée au 30 avril.
• Le formulaire Cerfa est le document officiel à remplir ; il est pré-rempli dans certains logiciels de gestion comme Queoval Formation.
• Un logiciel de gestion comme Queoval Formation facilite grandement la collecte et l’agrégation des données, en lien avec chaque titre de la formation délivrée.

Tous les prestataires de formation professionnelle (formateurs indépendants, OF, CFA, etc.) doivent transmettre ce document à la DREETS. Même si vous n’avez pas dispensé d’heures de formation sur l’année, la déclaration est toujours obligatoire.

La campagne BPF 2025 ouvrira en avril sur le portail officiel. La date limite de dépôt de la télédéclaration est fixée au 30 avril 2025, sur l’activité de formation réalisée en 2024. La période à déclarer correspond à l’année civile précédente : du 1er janvier au 31 décembre 2024.

Le dépôt s’effectue en ligne sur la plateforme Mon Activité Formation, gérée par le Ministère du Travail. Munissez-vous de votre identifiant NDA et de vos identifiants FranceConnect pour y accéder. Une fois connecté, le formulaire à remplir est le *Cerfa n°1044316**. Tout se passe en ligne : pas d’envoi papier, pas de traitement par courrier.

En utilisant un logiciel de gestion de formation qui centralise les données de sessions, stagiaires, conventions et facturation.

Le formulaire est structuré en plusieurs grandes parties :

• Identification de l’organisme
• Nature de l’activité (actions de formation, VAE, bilans de compétences…)
• Ressources humaines mobilisées pour la formation
• Publics formés : nombre, catégories, type d’actions
• Financement : origine des recettes, montants perçus

Chaque donnée doit être cohérente avec votre réalité comptable et pédagogique.
Les services de la DREETS peuvent demander des justificatifs à tout moment.

Oui, même sans activité, le BPF est obligatoire pour conserver votre numéro de déclaration d’activité. En cas de risque ou d’oubli vous risquez la radiation du numéro de NDA, ce qui vous empêche de proposer des prestations financées.

Oui, une correction est possible tant que la DREETS n’a pas clos la campagne. La date butoir est le 30 avril 2025. Ce délai est impératif, il ne faut pas attendre la dernière minute pour déposer votre déclaration.

Le formulaire Cerfa regroupe 6 grandes parties. Voici en détail les explications pour bien déclarer les informations de votre centre de formation :

Objectif : vérifier l’identité légale et administrative de l’organisme.

À remplir :

• Nom ou raison sociale
• SIRET
• Adresse
• Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)
• Code APE
• Statut juridique (auto-entrepreneur, SARL, association...)
• Nom du responsable légal

Conseil : vérifiez que les informations correspondent exactement à celles transmises à la DREETS et à Mon Activité Formation et consultez la notice d’aide à la saisie si besoin.

Objectif : décrire la nature des prestations dispensées au sens de la loi.

À cocher :

• Actions de formation professionnelle
• Bilan de compétences
• VAE
• Apprentissage (CFA)

Cochez uniquement ce que vous avez réellement réalisé en 2024.

Exemple : si vous êtes un organisme certifié Qualiopi uniquement sur les bilans de compétences, ne cochez pas “actions de formation”. Chaque spécialité doit être déclarée en fonction de votre champ d’intervention.

C1 - Nombre de stagiaires

Total de personnes formées sur l’année civile :

• Nombre de stagiaires hommes / femmes
• Nombre de formations suivies (1 stagiaire peut suivre plusieurs sessions)

Astuce : exportez vos statistiques depuis votre logiciel pour fiabiliser vos totaux.

C2 - Nombre d’heures de formation réalisées

Total des heures effectivement dispensées par l’organisme :

• Heures stagiaires = nombre de stagiaires × durée des formations
• Heures formateurs = heures réellement animées

Les heures de préparation ne comptent pas.

C3 - Nombre d’heures dispensées en sous-traitance

Indiquez si vous avez fait appel à d’autres organismes pour livrer vos prestations :

• Si vous êtes le donneur d’ordre, vous déclarez l’ensemble de l’action.
• Si vous êtes le sous-traitant, vous ne déclarez rien dans ce champ.

Les chiffres doivent correspondre à votre comptabilité sur l’exercice 2024.

D1 - Chiffre d’affaires formation

• Indiquez uniquement les recettes issues de l’activité de formation.
• N'incluez pas les activités de conseil, vente de logiciels ou location de salles.

D2 - Répartition du CA selon les financeurs

Indiquez les montants reçus par type de financeur :

• Entreprises privées
• OPCO (y compris en plan de développement)
• CPF (via EDOF / MonCompteFormation)
• Autofinancement (particuliers)
• Pôle emploi
• Collectivités
• Autres (ex. : financement européen)

Astuce : si vous avez utilisé un logiciel, ce type de ventilation peut être extrait automatiquement et vous évite les erreurs lors de la transmission des informations.

E1 - Nombre de formateurs

• Indiquez le nombre de formateurs mobilisés (internes + vacataires) sur l’année.
• Ne comptez pas les doublons (1 formateur = 1 personne, même s’il a animé 10 sessions).

Ne confondez pas nombre de formateurs avec nombre d’heures dispensées.

E2 - Personnel non formateur
Nombre de salariés ou équivalents temps plein sur les postes administratifs, direction, logistique…

E3 - Moyens techniques

Cochez les types d’outils utilisés :

• Salle de formation équipée
• Plateforme e-learning
• LMS (Learning Management System)
• Outils visio
• Tableau numérique, ordinateurs, logiciels spécialisés…

E4 - Typologie des formations

Sélectionnez selon vos activités :

• Formations certifiantes (RS/RNCP)
• Non certifiantes
• Formations courtes / longues
• Formations en distanciel / présentiel / blended

À remplir uniquement si vous êtes un centre de formation d’apprentis (CFA) :

• Nombre d’apprentis
• Nombre de contrats signés
• Répartition par niveau de diplôme
• Taux d’insertion / taux de rupture

• Vérifiez que toutes vos actions de formation sont bien enregistrées dans votre logiciel.
• Exportez un pré-bilan pour repérer les éventuelles incohérences (ex. : heures stagiaires > heures formateurs).
• Analysez vos données financières déclarées avec vos écritures comptables.
• Vérifiez les libellés : intitulés, certifications, publics formés.
• Utilisez Queoval Formation pour générer votre Cerfa automatiquement.

• Déclarer une action non facturée ou non terminée
• Surévaluer le nombre d’heures ou de stagiaires
• Copier un ancien BPF sans mise à jour
• Déposer un BPF incomplet ou partiel
• S’y prendre au dernier moment, car cela compromet la qualité de la déclaration relative à votre activité.

Le module BPF intégré dans Queoval Formation vous permet de générer automatiquement votre bilan en quelques clics :

✅ Données pédagogiques consolidées
✅ Comptabilité synchronisée
✅ Export direct au format Cerfa conforme
✅ Historique des BPF passés

Les erreurs de saisie sont réduites. Le logiciel croise les données réelles de votre activité : heures stagiaires, financeurs, conventions signées, taux de remplissage… Toutes les informations sont déjà prêtes à être envoyées depuis la plateforme.

Formation réalisée uniquement en intra, 2 financeurs, 1 formateur.
➤ 1h de vérification dans Queoval + 1 clic pour générer le BPF.

80 sessions, CPF, OPCO, entreprises privées.
➤ 3h de contrôle + génération Cerfa automatisée avec Queoval.
Économie estimée : 2 jours de traitement manuel.

Le bilan pédagogique et financier ne sert pas seulement à remplir une case.
C’est un réel indicateur de performance de votre organisme de formation.

Suivre vos heures, vos publics, vos sources de financement, c’est aussi préparer votre stratégie pour les années à venir.
En automatisant la gestion de vos sessions avec un outil comme Queoval Formation, et en respectant ce guide, vous passez de la contrainte au levier d’amélioration continue.

Pour approfondir ce guide, consultez notre vidéo détaillée consacrée à la déclaration du BPF et aux bonnes pratiques à adopter.

👉 Suivez-nous sur nos réseaux sociaux :
• LinkedIn
• YouTube
• Twitter
• Facebook
• TikTok
• Spotify

Image de storyset sur Freepik