L'obligation de la facture électronique va s'étendre progressivement sur le territoire français, dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises. Il est essentiel de prendre dès maintenant des mesures anticipées pour vous conformer à cette réforme qui concerne l'e-reporting et l'e-invoicing. Cette anticipation vous permettra d'éviter toute suspension, de vous assurer que vous êtes en pleine conformité avec les nouvelles réglementations et de garantir le bon fonctionnement de votre nouveau processus de facturation.
Il revêt une importance capitale d'anticiper et de bien préparer vos clients et vos collaborateurs afin d'assurer une transition en douceur. Dans cet article, nous vous présenterons les quatre étapes à suivre pour vous préparer à l'arrivée imminente de la facture électronique, prévue avant juillet 2024.
Étape 1 : S’informer
La première étape consiste à s'informer. Se renseigner sur la réforme est le point de départ essentiel pour vous préparer, car cela vous permettra de maîtriser les grands principes de la facture électronique. Cette connaissance préalable facilitera l'établissement de vos objectifs et de vos stratégies concernant la mise en place de la facturation électronique.
Voici les principaux points à comprendre concernant cette réforme :
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La facture électronique : il s'agit d'une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée via un opérateur agréé. Il est important de comprendre les spécificités et les avantages de ce type de facturation.
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Les différences entre PPF (Portail Public de Facturation), PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) et OD (Opérateur de Dématérialisation) pour l'envoi et la réception de vos factures électroniques, ainsi que pour la transmission de vos données à l'administration fiscale.
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Les objectifs de cette réforme, à savoir lutter contre la fraude fiscale, renforcer la compétitivité des entreprises sur le territoire français et améliorer la connaissance de l'activité des entreprises.
En plus de ces éléments relatifs à la réforme elle-même, il est nécessaire de s'informer également sur ses applications pratiques et sur les impacts qu'elle peut avoir sur vos processus, vos déclarations, vos obligations ainsi que sur le suivi comptable. Une compréhension approfondie de ces aspects vous aidera à anticiper les changements nécessaires et à vous adapter efficacement à la mise en œuvre de la facturation électronique.
Il est donc recommandé de consulter des sources d'informations fiables telles que des sites web gouvernementaux, des documents officiels ou de solliciter l'avis d'experts en la matière. Prenez le temps d'assimiler ces connaissances et de vous familiariser avec les implications pratiques de la réforme, car cela constituera une base solide pour la suite de votre démarche.
Étape 2 : Analyser
Une fois que vous avez acquis une compréhension des principes fondamentaux, il est essentiel d'analyser les exigences de la réforme à la lumière de votre réalité spécifique, c'est-à-dire votre activité et vos habitudes. En effectuant un audit de votre situation, vous pourrez identifier et synthétiser vos besoins.
Pour commencer, il est utile de cartographier vos flux de transactions en B2B, B2C et dans les échanges internationaux. Vous devriez également prendre en compte des éléments tels que vos volumes mensuels, vos exigences en matière de facturation, et segmenter votre clientèle. Cette segmentation vous permettra de personnaliser vos offres, votre marketing et vos processus. Par conséquent, vous serez en mesure d'aborder vos clients et de les préparer au changement, en leur offrant différents types d'accompagnement à l'avenir.
De plus, il est important de procéder à une évaluation approfondie du paramétrage de la TVA et d'examiner la qualité de vos données. En ayant une gouvernance solide de vos données, vous pourrez disposer d'informations fiables, centralisées et complètes, facilitant ainsi la transmission des données à l'administration fiscale.
Ensuite, en évaluant vos outils actuels, vous pourrez réfléchir aux logiciels qui seront compatibles avec les factures électroniques que vous devrez mettre en place à l'avenir, ou bien envisager les évolutions possibles pour vos propres logiciels.
Une évaluation approfondie de votre situation actuelle vous permettra de définir les actions nécessaires pour mener à bien votre transition vers la facturation électronique. Il est essentiel de mettre en place un plan d'action clair et adapté à votre entreprise, afin de garantir une transition en douceur et réussie vers le nouveau système.
Étape 3 : S’interroger
Cette étape consiste à approfondir votre réflexion sur votre activité et vos habitudes afin d'envisager les solutions numériques possibles pour la transition vers la facturation électronique.
Posez-vous des questions sur le niveau d'automatisation que vous souhaitez atteindre et sur le mode de raccordement le plus adapté à votre activité. S'agit-il d'une intégration directe ou préférez-vous passer par un ou plusieurs partenaires ?
En répondant à ces questions, vous serez en mesure de trouver plus facilement les outils numériques qui correspondent au volume de facturation que vous gérez. Si vous souhaitez commencer dès maintenant à dématérialiser vos factures, vous avez la possibilité de vous tourner vers une plateforme de facturation électronique. Cela vous permettra de vous habituer dès à présent à l'automatisation des factures électroniques en prévision de l'année 2024.
En utilisant ces outils, vous pourrez gérer plus efficacement vos factures électroniques, depuis leur réception jusqu'à leur validation, en définissant vos propres processus et flux de travail.
Étape 4 : Former
Cette étape revêt une importance capitale, car elle permet de mener à bien la transition vers la facturation électronique. La réforme impacte plusieurs services au sein de l'entreprise tels que le département technique, marketing, ressources humaines, comptabilité, fiscalité et juridique. Il est donc intéressant de réunir un groupe de collaborateurs au sein de votre entreprise afin de se préparer à l'adoption de la facture électronique. Vous pouvez choisir un chef de projet ayant une bonne connaissance du sujet et nommer un référent dans chaque équipe. Cette approche permettra d'identifier plus efficacement les besoins de votre entreprise et les points à optimiser. Le travail en équipe favorisera une meilleure adhésion et une perception plus rapide des avantages de cette transition.
De plus, il est essentiel de vous assurer que toutes les parties prenantes (employés, fournisseurs, etc.) comprennent bien les nouveaux processus et soient prêtes à les mettre en œuvre. La création d'un guide d'information sur la réforme et l'organisation de sessions de formation peuvent constituer de bons moyens pour sensibiliser les parties prenantes à cette réforme. Assurez-vous que ces outils fournissent des explications claires et concises sur les changements à venir, les avantages de la facturation électronique et les étapes à suivre pour une transition réussie.
En résumé, la formation constitue une étape cruciale pour mener à bien la transition vers la facturation électronique. Elle permet de préparer les équipes, de faciliter l'adhésion à la réforme et d'assurer une compréhension globale des nouveaux processus chez toutes les parties prenantes.
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✨ En choisissant Queoval Formation, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Conformité totale : Notre logiciel est développé selon les normes les plus récentes en matière de factur-X, garantissant ainsi votre conformité aux réglementations en vigueur.
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En conclusion, la transition de votre entreprise vers la facturation électronique engendrera des changements significatifs, touchant à la fois vos processus de facturation, vos outils et vos employés. Par conséquent, il est essentiel de vous préparer en amont afin de faciliter votre adaptation à cette réforme, d'assurer une transition technologique fluide et de tirer rapidement parti des nombreux avantages offerts par la gestion dématérialisée des factures.